Rabatter
Rabatter utgår från olika rabattregler som läggs upp i systemet. En rabattregel innehåller inkluderingsvillkor och beräkningsmodeller. När en rabattregel definierats kan den tillämpas på en eller flera aktiviteter eller aktivitetsgrupper. Flera olika rabattregler kan också knytas till samma aktivitet. Rabattregler kan definieras som aldrig, begränsat eller vanligtvis kombinerbara vilket styr vad som händer då flera olika rabattregler enligt givna villkor skulle kunna tillämpas på samma anmälan/bokning.
Applicering och begränsningar
Rabattregler som är satta att tillämpas automatiskt beräknas och påverkar priset i samma ögonblick som deltagaren antas till aktiviteten. Rabatten kommer därmed att slå igenom innan betalningsavin skickas men däremot syns ingen prisreduktion innan deltagaren är antagen. Orsaken till detta beteende är bland annat att anmälningar som inte resulterar i att deltagaren antas, t ex beroende på att deltagaren inte uppfyller förkunskapskraven, inte skall ligga till grund för mängdrabatter.
I dagsläget så hanterar den automatiska rabattberäkningen inte aktiviteter där aktivitetspriset varierar beroende på gjorda tillval, exempelvis luncher eller hotellövernattningar. Än så länge så är det också möjligt att på enskilda anmälningar frångå normalpriset utan att koppla det till en viss rabattregel. Om detta görs så inaktiveras den automatiska rabatthanteringen för den anmälan och för andra anmälningar som beror av mängdrabatter som inkluderar anmälan där priset ändrats utan hänvisning till någon rabattregel. Båda dessa begränsningar kommer efterhand att arbetas bort.
Rabatter kan inte bli negativa, d.v.s. det går inte att lägga upp regler som ger deltagaren ett förhöjt pris. Om en rabattregel skulle medföra en negativ eller sämre rabatt än alternativa rabatter så ignoreras rabatten. Detta kommer eventuellt att ändras så det i framtiden blir möjligt att definiera regler som ger ett förhöjt pris, t ex en efteranmälningsavgift som tillkommer ovanpå grundpriset.
Lägga upp nya rabattregler och koppla dem till aktiviteter
Lägga upp nya rabattregler
Ni kan definiera så många olika rabattregler som ni vill.
Definiera eller redigera rabattreglerSpecificera i vilken ordningsföljd som rabatter tillämpas
När ni lagt upp alla aktuella rabatter bör ni specificera i vilken ordning de skall tillämpas. Det gör ni genom att i filterinställningarna välja att visa redigerbara fält samt visa sortering. Då kan ni ange/ändra siffran i sorteringsfältet. Rabatter med lägre siffra visas överst och tillämpas först.
Redigera ordningen på rabattreglernaKoppla enskilda aktiviteter till befintliga rabattregler
Öppna aktivitetslista (inloggning krävs) och markera de aktiviteter du vill lägga till. Välj i ”Med markerade: Tillämpa rabattregel”, välj den rabattregel du vill tillämpa och klicka på verkställ. För att plocka bort rabattregler från aktiviteter gör ni på samma sätt som för att lägga till dem men väljer istället ”Med markerade: Ta bort rabattregel”.
Koppla aktivitetsgrupper till befintliga rabattregler
Öppna aktivitetsgruppslistan (inloggning krävs) och markera de aktivitetsgrupper du vill lägga till. Välj i ”Med markerade: Tillämpa rabattregel”, välj den rabatt du vill tillämpa och klicka på verkställ. För att plocka bort rabattregler från aktivitetsgrupper gör ni på samma sätt som för att lägga till dem men väljer istället ”Med markerade: Ta bort rabattregel”.
Mängdrabatt för deltagare som antagits till fler aktiviteter
I rabattinställningarna kan man exempelvis specificera att deltagare som är antagna till två eller fler aktiviteter inom samma aktivitetsgrupp skall få 25% mängdrabatt på alla aktiviteterna utom den dyraste aktiviteten som betalas till fullpris.
Mängdrabatter tillämpas alltid inom en specifik aktivitetsgrupp
För att systemet skall veta exakt vilka andra aktiviteter som skall inkluderas i beräkningen så tillämpas mängdrabatter alltid på befintliga aktivitetsgrupper. Att endast koppla en mängdrabatt direkt till en enskild aktivitet fungerar därför inte utan mängdrabatter måste alltid kopplas till befintliga aktivitetsgrupper. En aktivitetsgrupp kan exempelvis vara ”Baskurser hösten 2024” eller ”Matinéföreställningar våren 2025”. Flera olika aktivitetsgrupper kan kopplas till samma rabattregel, exempelvis kan aktivitetsgrupperna ”Baskurser våren 2024” och ”Baskurser hösten 2024” båda två kopplas till rabattregeln ”25% rabatt från andra kursen”. När en deltagare antas till en aktivitet tillhörande aktivitetsgruppen ”Baskurser våren 2024” kommer alltså mängdrabatten att kontrolleras och beräknas inom den aktivitetsgruppen.
Paketerbjudanden och Kort
Ni kan skapa paketerbjudande där deltagaren får köpa ett kort och sedan har möjlighet att gå ett visst antal kurser, till exempel 3 kurser, och får sedan delta i andra kurser gratis. Ni kan också skapa ett erbjudande där deltagaren köper ett kort, som till exempel ”Guldkort-Våren 24”, som ger fria pass till fler kurser i aktivitetsgruppen.
Multipla och staplade mängdrabatter
En och samma anmälan kan också få del av flera olika mängdrabatter samtidigt, via en eller flera aktivitetsgrupper som aktiviteten tillhör, förutsatt att dessa mängdrabatter är kombinerbara. Ett exempel: Om deltagare skall få 25% rabatt från aktivitet nummer två men hela 50% rabatt från aktivitet nummer fyra. Då definierar ni en mängdrabatt på 25% med begränsningen att den endast gäller från anmälan två till anmälan nummer tre och en annan mängdrabatt på 50% som gäller från anmälan nummer fyra och uppåt. Sedan gör ni rabatterna kombinerbara, låter systemet sortera aktiviteterna i fallande pris innan beräkningen och kopplar samma aktivitetsgrupp till de två olika rabattreglerna.
Mängdrabatter beräknar först totalpris för hela aktivitetsgruppen och sedan resulterande nettopris för den enskilda aktiviteten
När en mängdrabatt skall beräknas så tittar först systemet på om aktiviteterna skall sorteras om så att de med högst pris hamnar först och eventuellt undantas från mängdrabatt. Därefter beräknar systemet den totala prisreduktion för hela aktivitetsgruppen som mängdrabatten skulle medföra och jämför siffran med de rabatter som deltagaren eventuellt tidigare erhållit för den aktuella mängdrabatten och aktivitetsgruppen. Mängdrabatten på den enskilda aktiviteten blir total mängdrabatt för hela aktivitetsgruppen minus redan tidigare utdelad mängdrabatt för aktivitetsgruppen. Det spelar därför ingen roll om deltagaren först anmält sig till två billigare aktiviteter, redan fått mängdrabatt på andra aktiviteten och sedan anmäler sig till en dyrare tredje aktivitet. Om det i rabattinställningarna är angett att först sortera aktiviteterna enligt fallande pris så kommer rabattsatsen på tredje anmälan till den dyraste kursen att reduceras med hänsyn till att ingen rabatt skall utgå för den dyraste aktiviteten i aktivitetsgruppen.
Hur rabattregler kan kombineras
I inställningarna för en rabatt så finns ett val för hur rabatten kan kombineras med andra rabatter. Det finns tre alternativ. ”Vanligtvis” innebär att rabatten vanligtvis är kombinerbar med andra rabatter. Undantaget är rabatter som definierats som aldrig kombinerbara. ”Begränsat” innebär att rabatten endast kan kombineras med andra vanligtvis kombinerbara rabatter. ”Aldrig” innebär att rabatten aldrig kan kombineras med andra automatiskt beräknade rabatter.
Beräkning av total rabattsats för kombinerade rabattregler
Då flera rabattregler samtidigt tillämpas på samma anmälan/bokning så beräknas alltid varje rabattregel med utgångspunkt från aktivitetens baspris. Det innebär exempelvis att om baspriset är 1000 kr, en rabatt är 200 kr (fast rabatt i kronor) och en annan rabatt 10% (fast rabatt i procent) så blir den totala rabatten 300 kr oavsett i vilken ordning rabattreglerna tillämpas. Om en rabattregel är så utformad att den ändrar priset till ett givet pris i kronor, exempelvis att aktivitetens pris skall vara max 800 kr oavsett ursprungligt pris, kombineras med en annan rabattregel, t ex ungdomsrabatt 10%, så räknas först rabattens storlek i kronor ut utifrån båda rabattreglerna oberoende varandra. Därefter summeras rabatter för att erhålla den totala rabatten och därmed priset för aktiviteten. Om aktivitetens pris är 1000 kr blir i detta exempel blir rabatterna 200 kr plus 100 kr vilket ger totalt 300 kr i rabatt och ett slutpris på 700 kr.
Total rabatt kan gå utanför eventuella begränsningar satta i enskilda rabattregler
De begränsningar/ramar på beräknat pris som finns i inställningarna för rabattregler endast gäller enskilda rabatter. När rabattregler kombineras kan totalpriset gå utanför de begränsningar som finns definierade för de enskilda rabattreglerna. Om en rabattregel exempelvis är satt så att den ger en prisnedsättning på 200 kr med begränsningen att slutpriset måste vara minst 100 kr, kombineras med en annan rabattregel som ger 10% lägre pris, kan slutpriset efter att rabattreglerna kombinerats lika fullt sjunka under 100 kr.
Ändra och tillämpa rabatter i efterhand
Vanligtvis tillämpas rabatter automatiskt då anmälan antas, dvs precis innan det att antagningsbeskedet med betalinfo skickas. I vissa fall kan dock rabatter behöva ges efter det att individer redan är antagna. Det är möjligt att plocka upp en enskild anmälan och där välja ”Tillämpa rabatt”. Från enskilda anmälningar kan man sedan skicka anmälningsinfo eller lägga till som mottagare av ett större utskick.
Sök och tillämpa missade rabatter direkt från deltagarlistor
Plocka upp deltagarlistan för alla aktuella aktiviteter samtidigt, välj att se endast antagna och välj att visa ”Erhållen rabatt” samt ”. Återstående rabatt”. Då kan ni skumma listan över eventuella missade rabatter. Tänk på att om det t ex finns en flerkursrabatt så kan den missade rabatten visas på flera olika anmälningar även om den bara skall appliceras på en av dem. Om det är många som skall ändras kan rabatter beräknas och tillämpas direkt ifrån deltagarlistan. Man kan sedan gå till listan över alla enskilda rabatter som utfärdats och därigenom lägga till alla som mottagare av ett gemensamt utskick.