Schemaläggning av aktivitetstillfällen

Genom att schemalägga aktivitetstillfällen för en aktivitet går det att registrera närvaro för såväl deltagare som instruktörer och andra funktionärer. Genom att schemalägga aktiviteter så går det även att boka upp resurser som instruktörer och lokaler, för att undvika dubbelbokningar.

Skapa underlag för schemaläggningen

När en aktivitet skapas eller redigeras går det under rubriken ”Tid, plats och schema (underlag för incheckning/närvarorapportering)” ange uppgifter som startdatum, starttid, antal tillfällen, aktivitetstillfällens längd och plats som blir underlag för schemaläggningen.

I aktivitetsblocket för aktiviteterna går det att lägga in uppehåll, som exempel att det inte ska vara några aktivitetstillfällen under höstlovet. Det gör att det vid schemaläggningen inte blir några aktivitetstillfällen mellan de datum som det har angetts att det ska vara uppehåll.

Skapa och redigera aktivitetsblock

Schemalägg många aktiviteteter samtidigt

På sidan Aktiviteter går det att schemalägga flera aktiviteter samtidigt genom att i verktygsmenyn över listan med aktiviteter välja ”Ändra många rader samtidigt” och sedan i rullgardinsmenyn välja ”Schemalägg aktivitetstillfällen”. Aktivitetstillfällen kommer då schemaläggas en gång i veckan utifrån de val som har gjort när det gäller som exempel startdatum, aktivitetstillfällens längd och eventuella uppehåll. Antal tillfällen kommer sättas till det antalet tillfället som har angetts för respektive aktiviteter om fältet ”Max tillfällen” lämnas tomt. Valet ”Radera först tidigare schemalagda tillfällen” går att kryssa i om aktiviteterna ska schemaläggas om.

Schemalägga enskilda aktiviteter

Om aktivitetstillfällen inte ska vara en gång i veckan och/eller om som exempel tiden inte är samma för de enskilda tillfällena går det istället att använda schemaläggningsverktyget för enskilda aktiviteter. I listan med aktiviteter på sidan Aktiviteter går det att klicka på ikonen för Aktivitetstillfällen, tredje ikonen från höger på raden för den aktivitet som ska schemaläggas. Om inga aktivitetstillfällen är schemalagda kommer det upp ett val att schemalägga aktivitetstillfällen där det går att välja som exempel längd, antal gånger och med vilket intervall aktivitetstillfällen ska schemaläggas. Precis som vid schemaläggning av enskilda aktivitetstillfällen kommer eventuella uppehåll som satts för aktivitetsblocket att gälla. Efter att aktivitetstillfällena har blivit tillagda så går det att redigera de enskilda aktivitetstillfällen och ändra som exempel datum, tid, lokal och längd. Samtidigt som det går att schemalägga fler aktivitetstillfällen och även radera alla eller enskilda tillfällen. När aktivitetstillfällen är schemalagda går det på samma sida Aktivitetstillfällen att pricka av närvaro till aktiviteten.

Exempel: Schemalägg en aktivitet som ges två kvällar i veckan

Anta att ni har en kvällskurs som ges måndagskvällar 18.00-19.00 och torsdagskvällar 20.00-21.00 under tio veckor. Då börjar ni med att i aktivitetens grundinställningar i fälten för startdatum, starttid och längd på aktivitetstillfällen ange uppgifterna för första aktivitetstillfället, d.v.s. första måndagen. Antalet tillfällen anger ni till 20 st. Skriv gärna i fritextfältet för egen anpassad presentation av dag och tid exempelvis ”Mån och tors” beroende på vad ni anser passar i era presentationer.

Gå sedan vidare till sidan Aktivitetstillfällen för aktiviteten. Som förval kommer systemet att förslå att kursen schemaläggs 20 måndagskvällar kl. 18.00-19.30. Lämna tiderna oförändrade men ändra antalet tillfällen att schemalägga till 10 st. och klicka på spara. Nu återstår 10 tillfällen att schemalägga vilket systemet vet men föreslår fel datum och tider. Ändra i schemaläggningsverktyget startdatum, starttid och aktivitetstillfällets längd till uppgifterna för första torsdagskvällen och klicka på spara. Klart.