Hitta och sammanfoga duplikat av individer

Allmänt om duplikat

Ibland skapas duplikat av samma individer i adressboken. Det kan t ex bero på att samma person anmält sig till en kurs med annan e-postadress än vad som tidigare fanns registrerad för denne person. Om en organisation då den först går in i systemet väljer att importera sitt befintliga medlemsregister kan också många duplikat skapas eftersom samma individ ofta deltar i aktiviteter arrangerade av olika organisationer som alla använder samma system.

Varning – Irreversibelt!

Sammanslagning av duplikat är irreversibelt. I vissa fall kan central support hjälpa till att återta data från loggfiler men detta är trixigt och arbetskrävande. Vid sammanslagning av duplikat måste man därför vara helt säker på att det verkligen är två duplikat av samma individ liksom vara helt klar över på vilka uppgifter som skall vara kvar och vilka som skall kastas bort.

Vilken behörighet krävs?

För att kunna slå samman två duplikat av samma individ måste du minst ha administratörsbehörighet och dessutom ha högre behörighet än vad som finns registrerat på någon av duplikaten. Om ett av duplikaten skulle vara kopplat också till en annan organisation och där har administrativ behörighet så är det endast central support som kan smälta samman duplikaten.

Att söka och identifiera duplikat

Innan man kan smälta samman duplikat måste man först hitta dem i en lista där man kan markera dem och välja ”Smält samman duplikat”. Det finns flera sådana listor vilka ger den möjligheten varav de vanligaste är adressboken, vid redigering av en enskild individ samt det speciella verktyget som finns för att söka efter duplikat.

Identifiera duplikat i samband med visning av enskild individ

Då man väljer att redigera en enskild individ så söker systemet alltid per automatik efter potentiella duplikat, exempelvis individer med samma namn, födelsedag eller e-post. Om några sådana misstänkta duplikat hittas så visas de längst ned på sidan i en lista under rubriken ”Relaterade individer och potentiella duplikat”.
Har man tillräcklig behörighet kan man från den listan välja att smälta samman duplikaten.

Identifiera duplikat direkt från adressboken

Om man i adressboken söker efter en viss person utifrån namnet och flera personer med det namnet hittas så visas alla träffarna i adressboken. Om man då upptäcker att det är duplikat (och har tillräcklig behörighet) kan man därifrån välja att smälta samman duplikaten genom att plocka upp ”Ändra många”-kryssrutorna, bocka för de båda misstänkta duplikaten, välja ”Med markerade: Smält samman duplikat” och klicka på ”Verkställ”.

Sökverktyg för att hitta duplikat

Man kan under avdelningen Adressbok välja att explicit söka efter duplikat utifrån namn, födelsedag eller e-post. Givetvis kan man härifrån välja att smälta samman eventuellt hittade duplikat.

Kryssrutan ”Lika kön”
Utesluter individer som enligt registrerade data är av olika kön. Om data saknas för en individ utesluts ingen av individerna. Speciellt praktiskt är detta om man primärt söker duplikat utifrån identisk e-postadress eftersom många som anmäler sig i par uppger samma e-postadress till båda personerna.

Kryssrutan ”Lika födelsedata”
Utesluter individer som enligt registrerade data har olika födelsedata. Om data saknas för en individ utesluts ingen av individerna. Detta är i allmänhet ett effektivt sätt att utesluta annars misstänkta duplikat.

Fältet ”Ändrad efter”
Med tusentals individer i den egna adressboken skapas det många misstänkta duplikat där man inte riktigt vågar smälta samman uppgifterna innan man fått bekräftat att det verkligen är samma individ. För att nytillkomna duplikat inte skall drunkna bland tidigare misstänkta duplikat så finns fältet ”Ändrad efter”. Det innebär att misstänkta duplikat där inga uppgifter ändrats efter det angivna datumet ignoreras och inte tas med i listan. Mycket bra då man letar efter nytillkomna duplikat.

Att smälta samman duplikat

I listan med personer plockar ni fram ”Ändra många”-kryssrutorna, bockar för de båda misstänkta duplikaten, väljer ”Med markerade: Smält samman duplikat” och klickar på ”Verkställ”. Då kommer ni till en ny sida där ni får välja vilka data som skall tas med från de båda duplikaten. De båda duplikaten visas i varsin kolumn som föregås av en kolumn med redigerbara fält för de data som skall sparas till den sammanslagna individen.

För att underlätta arbetet förifyller systemet de fält som skall sparas utifrån vilka som data är mest kompletta eller senast ändrade. Om fältens färg ändras till klargult då muspekaren förs över dem så behöver man bara klicka på fältet så flyttas värdet från det duplikatet över till kolumnen med värden som skall sparas.

Använd gärna länkarna som finns till hitta.se och upplysning.se för att kontrollera kontaktuppgifterna. Komplettera med eventuellt saknade uppgifter, t ex personnummer och fullständigt namn, från upplysning.se.
Personnumret underlättar väldigt mycket vid sökning efter duplikat liksom för att avgöra vad som verkligen är duplikat och vad som inte är det. Fullständigt namn underlättar för att avgöra vilken stavning på namnet som är korrekt om stavningarna skulle skilja sig åt.

Viktigt – Att välja rätt data

Det är viktigt att få med sig korrekta data. Speciellt e-postadressen är extra viktig eftersom den används för utskick av nödvändig information, exempelvis antagningsbesked och betalningspåminnelser. Ibland är det dock inte uppenbart vilka data som är mest aktuella. Här är några allmänna rekommendationer vid sammansmältning av duplikat.

1. Undvik sammansmältning vid tveksamheter eftersom det inte finns någon möjlighet att ångra åtgärden. Ta istället först kontakt med ena eller med båda de misstänkta duplikaten och fråga om det är samma person och vilka kontaktuppgifter som i så fall är aktuella.
   Finns det mejladresser så är det normalt den smidigaste kontaktvägen. Oftast är det inget problem om båda duplikatet finns kvar några dagar till.
2. Det är inte helt ovanligt att någon kurskamrat gjort anmälan i personens namn så kontrollera en extra gång vilka uppgifter som faktiskt verkar tillhöra personen själv. Om t ex telefonnummer verkar gå till en kurskamrat på en annan adress så är duplikatet kanske inte alls skapat av personen själv även om det påstås så i systemet.
3. Välj kontaktuppgifterna från det senaste registrerade duplikatet om det uppenbart är registrerat av personen själv.
4. Om det senast skapade duplikatet är registrerat av någon annan, exempelvis en paranmäld kurskamrat, så vidtas extra försiktighet, speciellt i valet av e-postadress. Några allmänna riktlinjer för val av primär e-postadress:
   • Om den senast angivna e-postadressen uppenbart tillhör personen i fråga, t ex därför att personens namn ingår i adressen, så väljs den.
   • Om den senaste angivna e-postadressen istället uppenbart tillhör någon annan så väljs istället den äldre e-postadressen som registrerats av personen själv (förutsatt att den inte markerats som ej fungerande eller problematisk).
   • Om det inte är uppenbart vilken av e-postadresserna som personen fortsättningsvis vill använda så skicka gärna ett mejl adresserat till personens samtliga e-postadresser och fråga vilken e-postadress och vilka övriga uppgifter som är aktuella.

Utnyttja gärna den ”dolda” noteringen på personen för att spara information som eventuellt inte kan bevaras på annat sätt i sammanslagningen. Där kan man t ex skriva ”Tidigare uppgivit jobbtelefon 012-34 56 78”.