Importera start- och resultatlistor

Det är möjligt att importera hela start- eller resultatlistor till Mina Aktiviteter. Om individ, licenser eller lag inte redan finns registrerade i Mina Aktiviteter så skapas de i samband med importen. Finns t ex en individ eller ett lag däremot redan registrerade så kopplas det importerade data samman med befintliga data och ackumulerade uppflyttningspoäng, eventuella klassförändringar och annat som följer av de nya uppgifterna beräknas automatiskt.

Importrutiner och tidigare importerade data

Nedan presenterar exempel på hur Svenska Danssportförbundet använder sig av Dans.se för att importera resultat för tävlingar inom BRR.

Tävlingsdata importeras av tävlingsarrangören eller av kansliet

Resultat från alla DSF-sanktionerade tävlingar inom BRR importeras så snart resultaten finns tillgängliga.

I vissa fall lägger istället tävlingsarrangören själv in resultaten direkt i Mina Aktiviteter under pågående tävling. Om så sker finns alla tävlingsresultat att läsa både i Mina Aktiviteter och på webbplatserna hos alla de klubbar som automatiskt hämtar information från Mina Aktiviteter samtidigt som de offentliggörs under pågående tävling.

Äldre tävlingar importerade

Inom BRR finns samtliga öppna BRR-tävlingar importerade från 2001-01-01. Ambitionen är att även tiotävlingar skall importeras.

Import från sekretariatsprogram

Dance Perfect (DP)

I toppmenyn i DP väljer ni ”File > Export > Result list for Dans.se”. Sedan är det bara att importera resultatfilen direkt till Dans.se.

Vote4Dance

I Vote4Dance finns det möjlighet att ta ut färdiga filer för import till Dans.se.

Förberedande och uppladdning av data

Innan resultatlistorna kan importeras till Mina Aktiviteter så måste de först struktureras med alla data samlade i rubriksatta kolumner. Om resultatlistan bara finns som PDF så måste den först konverteras till något mer lätthanterligt format, t ex Microsoft Excel. För det finns det en mängd gratisprogram eller fria webbtjänster att tillgå.

När man fått in allt data i Excel eller liknande måste data struktureras enligt importmallen. Ordningen på kolumnerna har ingen betydelse. Inte heller skiftläget men däremot att kolumnrubrikerna i övrigt matchar importmallen.

Kolumnen ”Klass”

Ni kan ange namnet eller förkortningen på klassen, exempelvis ”Bugg Vuxen B” eller ”BVB”. Om två eller flera klasser startat gemensamt så kan ni valfritt ange den klass de är anmälda till eller den sammanslagna klass de startat i. Om ett par är anmälda till BVB och klassen startar tillsammans med BJA så kan ni välja att vid import ange klassen som ”BVB” eller ”BJA/BVB”. Klasserna måste separeras med ett snedstreck (/).

Om anmälan inte gjorts via Mina Aktiviteter så är det att föredra att endast ange den klass de är anmälda till, alltså endast ”BVB”.

Vid sammanslagna klasser kan ni välja att skriva ut grenen endast på första klassen, exempelvis kan ni istället för ”BJA/BVB” skriva ”BJA/VB” eller ”Bugg Junior A / Vuxen B”. Däremot kan ni inte utelämna klassnivån även om den är densamma, dvs ni måste skriva ut R:et i båda klasserna i ”Bugg Junior R / Vuxen R”.

Om klassbeteckning saknas på en rad men är angivet ovanför på en tidigare rad så kommer Mina Aktiviteter vid importen att förutsätta att klassen är densamma som tidigare. Det fungerar därför bra att ange endast klasserna som rubriker på egna rader.

Övriga kolumner

STARTNUMMER En siffra eller blankt. Om det redan finns en anmälan registrerad i Mina Aktiviteter med samma startnummer inom samma klass så kommer systemet i första hand att tolka det som en uppdatering av befintlig information.

PLACERING Kolumnen ”Placering” kan lämnas blank eller uteslutas om inga resultat eller strykningar ännu finns att tillgå. Eventuella stjärnor som markerar u-poäng kan lämnas kvar men kommer att ignoreras vid importen. Som placering kan också anges S, U, D, ITG, U1, U2 eller U3 (S=Struken, U=Utgått, D=Diskvalificerad, ITG=Ingen Tävling Genomförd, U1, U2, U3 = stannat i uttagning 1, 2 respektive 3).

NAMN 1, NAMN 2 och NAMN 3 Namnen på de tävlande i laget Om det är en trio och ni använder CSV-format så kan ni ange namnen på både individ två och tre i kolumnen ”Namn 2” med en radbrytning emellan internt i cellen.

KLASSRUBRIK Vid import används ”Klassrubrik” helt synonymt med ”Klass”. Om båda kolumnerna finns med i importfilen och innehåller data så används i första hand data från kolumnen ”Klass” och i andra hand från kolumnen ”Klassrubrik”. Orsaken till att båda kolumnnamnen kan användas vid import är att de båda kan visas samtidigt vid export från Mina Aktiviteter och har då olika utformning och funktion. Eftersom vi vill kunna återimportera samma filformat som tidigare exporterats så fungerar båda vid import.

Obligatoriska kolumner

Importfilen måste som minst innehålla kolumnerna ”Namn 1”, ”Namn 2” samt ”Klass” eller alternativt ”Klassrubrik”.

Specialfunktioner som underlättar

Eftersom resultatlistor ofta är strukturerade på liknande sätt så tillåts vissa specialuppställningar.

STJÄRNOR IGNORERAS Om en cell i klasskolumnen endast innehåller stjärnor behandlas den på samma sätt som cellen vore tom

KLASSRAD Det fungerar bra att på en rad endast ange en klass och inget annat.

TVÅ TÄVLANDE I SAMMA CELL Om tävlande två och tre i en trio är skrivna i samma cell med en radbrytning inuti cellen kommer de att splittras upp i tävlande två och tre förutsatt att cellen omges av dubbelapostrofer.

SKRÄPRADER IGNORERAS Innehåller raden ingen användbar information ignoreras raden.

Se upp med förkortningar på klubbar och skolor!

De förkortningar som finns på resultatlistorna för olika klubbar och skolor är inte alltid konsekventa och det finns till och med vissa förkortningar som används av flera organisationer, t ex används förkortningen ”ND” för såväl ”Norrskensdansarna” och ”Nerikes Dansskola”. Därför måste ibland vissa förkortningar justeras innan resultatlistan kan importeras till systemet.

Hantera tilldelade UP/prickar

Ni kan låta systemet automatiskt beräkna antalet tilldelade UP/prickar baserat på resultat och antal startande. I de fall det avviker från det vanliga behöver ni dock ange värdet manuellt. Det kan göras genom att redigera resultaten efter importen eller genom att ange värdet i en egen kolumn i importfilen som ni döper till UP, prickar eller points. Ni behöver dock endast ange ett värde då det avviker från det brukliga och lämna det tomt/blankt då det skall beräknas automatiskt. Observera att en nolla (”0”) inte är tomt utan ett specifikt värde.

Skapa importfil och importera till Mina Aktiviteter

Efter att data är färdigstrukturerat så måste det sparas som Excel fil eller en strukturerad textfil, t ex en CSV-fil.

Plocka upp tävlingen i Mina Aktiviteter och klicka på ikonen ”Importera data”. Där är det sedan möjligt att förhandsgranska filen innan den importeras skarpt. Det är också möjligt att begränsa så bara ett visst antal lag importeras åt gången vilken kan vara bra att utnyttja om man känner sig osäker.

Hur informationen tolkas

Identifiering av tävlande och hantering av licensuppgifter

Först kontrolleras om det redan finns registrerat någon tävlande med samma namn som någon gång haft licens inom aktuell klubb. Vid jämförelse av namn finns en viss tolerans i stavningen, t ex identifieras Christina även fast det skulle vara stavat Kristina. Även smeknamn fungerar om de finns registrerade i systemet så Christina kan hittas även fast det står Tina i resultatlistan. Förutsatt att det finns registrerat i Mina Aktiviteter kan även tidigare efternamn användas så att om exempelvis Christina Svensson tidigare hette Andersson i efternamn så kan hon identifieras även om det i resultatlistan står Tina Andersson. Finns ingen träff bland tidigare registrerade tävlande så registreras istället en ny tävlande i systemet.

När en ny tävlande skapas så registreras samtidigt en ny licens inom klubben för det helår under vilken tävlingen genomförs. Om tävlingsklassen kräver höglicens så antas den nya licensen också vara höglicens, annars sätts licenstypen som okänd. Detta förfarande medför att licenser i Mina Aktiviteter ibland kan felaktigt kan markeras som höglicens eller tillskrivas längre giltighetstid än de egentligen har.

Osäkerheten bland licensuppgifterna kan dock elimineras genom import av licenslistor. Det fungerar bra att göra även efter det att alla start- och resultatlistor har importerats eftersom de nya riktiga licensuppgifterna då ersätter de gamla preliminära licensuppgifterna. Systemet kontrollerar även automatiskt om det finns licensuppgifter som inte förefaller riktiga, t ex i tiden överlappande licenser för samma tävlande inom två olika klubbar eller personer med låglicens som startat i klasser som kräver höglicens.

Om det finns flera potentiella tävlande som matchar

Finns det flera personer med matchande namn med licens inom aktuell klubb så kontrolleras laget som helhet. Om någon av de potentiella tävlande sedan tidigare finns registrerat i ett lag som matchar laget i importdata så väljer systemet den tävlanden. Om det inte finns något matchande lag eller om det finns flera olika redan registrerade potentiella lag som alla matchar importdata så importeras inte den raden alls utan lämnas istället för manuell granskning.

Om laget inte finns

När de tävlande har identifierats eller skapats så kontrolleras om det finns ett befintligt lag med de ingående individerna. Finns inte det så registreras det nya laget i systemet.

Kontroll av ny klasstillhörighet för aktuellt lag och relaterade lag

Om laget beroende på tidigare ackumulerade och nu erhållna uppflyttningspoäng skall flytta till en högre klass så registreras denna uppflyttning.

Om någon av individerna i laget istället tävlar i en högre regelgrupp än de gjort tidigare och erhåller en placering så kontrolleras eventuella effekter detta har på relaterade lag. Om ett relaterat lag skall flytta upp så registreras även denna uppflyttning i systemet.

Identifiera och radera duplicerade tävlingsanmälningar

Om en tävlingsanmälan finns inlagd redan innan importen och det i importfilen finns motstridiga uppgifter om anmälan/resultatet så kommer det att skapas en ny duplicerad tävlingsanmälan. Både den gamla och den nya tävlingsanmälan kommer att rödflaggas och en av dem kommer att behöva raderas.

Om ingen av anmälningarna/resultaten har signerats eller har några kommentarer så spelar det ingen roll vilken anmälan som raderas så länge ni ser till att den som blir kvar innehåller korrekta uppgifter.

Om den befintliga anmälan är signerad av klubbansvariga så är det en fördel om ni behåller den som är signerad eftersom ni då också behåller information om när och av vem som den signerats. Enklaste sättet att se att en anmälan är signerad av klubbansvariga är att färgen i listan på klubbnamnet ändrat färg från svart till grönt. Rent praktiskt så korrigerar och sparar ni då först uppgifterna för den signerade anmälan och därefter raderar ni den icke signerade anmälan.

Efterkontroll

Start- eller resultatlistan

Då man efter importen kikar på start- eller resultatlistan i Mina Aktiviteter så visas där tydligt genom olika varningar om det exempelvis finns motsägelsefulla uppgifter om vilken klass ett lag skall starta i, om tävlingslicensen skall vara hög fast den endast är låg, om någon samtidigt har licens för olika klubbar, om systemet vet att åldersgruppen är felaktig, om laget redan borde ha flyttat upp en klass mm.

Det är inte alls ovanligt att det efter importen framgår att lag egentligen borde ha blivit diskade beroende på att de startat i fel klass.

Sök nyskapade duplikat av individer i adressboken

Om ni är förbundsansvariga så kan ni söka efter duplikat av individer som skapats i samband med importen genom verktyget ”Admin > Adressbok > Hitta duplikat”. Exempelvis kan ni där söka efter alla personer med anknytning till ert förbund som har samma namn och som har ändrats sista dygnet.

Kontrollera antal startande per tävlingsklass

Genom att granska översikten över de ingående klasserna i en tävling kan man där snabbt se om antalet startande lag per klass stämmer överens mellan listan och resultatet efter importen.