Dans.se

Logga in
Select language
Start Hjälp

Kontakt och support

E-post info@dans.se

018-24 55 52

Verksamhets- och affärssystem som molntjänst

Hela systemet har utvecklats för att så långt som möjligt underlätta administration inom organisationer av alla storlekar. Målgruppen är föreningar, företag och andra organisationer som på årsbasis hanterar åtminstone ett hundratal anmälningar till olika kurser och aktiviteter. Störst nytta av lösningen har organisationer med tusen eller fler bokningar per år.

Exempel på hur en kursanmälan till Tango Fortsättare vid Tangoklubben kan hanteras inom molntjänsten

  1. Maria har tidigare deltagit i Tango Nybörjare och får därför från molntjänsten ett personligt utformat mejl med en direktlänk till anmälan till de fortsättningskurser som finns att välja på.
  2. Maria klickar på länken i mejlet och väljer i kurslistan att anmäla sig fortsättningskursen på onsdagar.
  3. Molntjänsten känner igen henne via den personliga länken och frågar henne om hon vill anmäla sig tillsammans med någon av de danspartners hon tidigare gått kurs med. Hon markerar att hon vill delta med sin tidigare danspartner Anders och behöver därför inte uppge några personuppgifter.
  4. Tjänsten kontrollerar att Maria eller Anders är godkända för nivån att de inte har förfallna avgifter mm. Eftersom inga hinder finns kan de båda erbjudas plats direkt.
  5. Maria är redan anmäld till en annan kurs i Milonga samma termin och får därför en rabatt på 200 kr för Tangokursen vilket systemet drar av automatiskt. Istället för 1 000 kr behöver hon bara betala 800 kr.
  6. Maria var förra terminen anmäld till en annan kurs som hon avanmälde sig till. I de bokningsvillkor som Tangoskolan lagt in stod att deltagarna får tillbaka hela kursavgiften frånsett en administrativ avgift på 200 kr. Maria hade redan betalat kursavgiften på 800 kr och fick därför vid avanmälan automatiskt 600 kr tillgodo att använda till framtida aktiviteter. Molntjänsten utnyttjar automatiskt de 600 kr hon har tillgodo som en delbetalning av avgiften för nya kursen. Maria får information om allt dettta och ombeds att endast betala resterande 200 kr.
  7. Maria väljer att betala sin egen kursavgift med kort direkt vid anmälan men låter Anders ansvara för betalningen för sin egen kursavgift.
  8. Eftersom Anders inte är medlem vid kursens start så adderas en medlemsavgift på 100 kr som ska betalas samtidigt med kursavgiften. Anders får en betalningsavi på 1 100 kr med e-post med ett OCR-nr för Bankgiro.
  9. Anders betalar inte i utsatt tid och får därför automatiskt en betalningspåminnelse som skickas med både e-post och SMS. Efter påminnelsen betalar Anders direkt och får kvitto med e-post.
  10. När de kommer till kursen checkar de båda in genom att hålla upp körkortet framför en optisk läsare. Systemet visar för dem själva och för personalen att allt är ok och de blir samtidigt registrerade som närvarande på kursen.
  11. Klubben behöver rapportera närvaro både till RF (IOL) och kommunen för att erhålla LOK- och aktivitetsstöd. Detta sker helt automatiskt baserat på närvaroregistreringarna i molntjänsten.
  12. Efter sista kurstillfället skickas automatiskt en länk till Maria och Anders där de ombeds att fylla i en kursutvärdering på nätet. Anders fyller inte i den på en gång utan får automatiskt en påminnelse om att fylla i den.
  13. Kassören sköter ännu inte hela bokföringen inom molntjänsten men går en gång i månaden in i molntjänsten och plockar ut bokföringsunderlaget via en elektronisk SIE4-fil som kassören läser in i Visma där klubben har sin vanliga bokföring. Eftersom alla transaktioner som rör kursverksamheten automatiskt registreras i molntjänsten via kopplingar till Bankgirocentralen och betalväxlar för kortbetalningar så är allt bokfört, avstämt och klart innan det går in i Visma. Kassören har i molntjänsten ställt in vilka konton som olika aktiviteter skall bokföras på, vilka kostnadsställen, projekt och verifikatserier mm som skall användas i olika sammanhang. Kassören får automatiskt med tillgodohavanden per individ, eventuell momsredovisning, periodisering av avgifter mm.
  14. Ekonomiansvariga ser direkt ekonomiska rapporter per kurs och kurskategori, kursansvariga ser rapporter över återkommande elever mm liksom statistik från kursutvärderingsformuläret.

Det är alltså möjligt för kursdeltagare att anmäla sig, få rabatter, anmodan att samtidigt betala medlemsavgift, kunna utnyttja tidigare tillgodohavanden, få en eller flera betalningspåminnelser, genomföra betalning med kort eller bankgiro, få kvitto med e-post, bli incheckade och närvaroregistrerade, bli inkludera i automatiskt inskickade aktivitetsstödrapporter, fylla i utvärderingsformulär och en hel del annat utan att någon administratör vid Tangoklubben gjort något som helst manuellt arbete med den enskilda anmälan.

Observera att detta bara är ett exempel på en av många saker som kan hanteras inom molntjänster. Andra exempel är:

...och mycket mera...

© Dans.se 2017-11-23 E-post info@dans.se